Viele von uns haben Schubladen, Ordner und Kartons voller Unterlagen, die sich über Jahre angesammelt haben. Doch keine Sorge – mit der richtigen Strategie können diese Papierberge effektiv bewältigt und auf ein Mindestmaß reduziert werden.

Bestandsaufnahme – Was ist wirklich wichtig?

Viele Ratgeber raten dazu, die Dokumente zu Beginn in verschiedene Kategorien (z.B. Verträge, Rechnungen, Steuerunterlagen, Versicherungsdokumente, oder Persönliches) aufzuteilen. Dieser Ansatz ist nicht falsch, doch hat er für mich einen entscheidenden Nachteil: Er nimmt nicht nur einige Zeit in Anspruch, sondern reduziert die Menge der Dokumente nicht um ein einziges Blatt.

Vielmehr halte ich es für sinnvoller die Dokumente im ersten Schritt nach Relevanz zu prüfen und hier insbesondere die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Aktualität: Werden die Informationen im Dokument noch benötigt? Veraltete Dokumente, die nicht mehr benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden entsorgt.

Wichtigkeit: Dokumente von rechtlicher, geschäftlicher oder administrativer Bedeutung (z. B. Verträge, Urkunden, Rechnungen, Lizenzvereinbarungen) sind besonders wichtig und sollten entsprechend markiert und weiterhin auch analog aufbewahrt werden.

Nützlichkeit: Enthält das Dokument hilfreiche Informationen, die für den (Arbeits)alltag, Entscheidungsprozesse oder aus persönlichen Gründen von Bedeutung sind?

Zugehörigkeit: Gibt es Dokumente, die im Zusammenhang stehen und zusammen betrachtet werden müssen?

Häufigkeit der Nutzung: Dokumente, die regelmäßig benötigt werden, sollten bei der Digitalisierung priorisiert werden.

Digitalisierung – Vom Papier ins Digitale

Bevor wir nun mit der Digitalisierung starten, noch kurz ein paar Anmerkungen zur Hardware:
Obwohl spezielle Scanner mit Texterkennung und doppelseitiger Scan-Funktion den Prozess entscheidend beschleunigen können, reicht gerade zu Beginn oder bei einer kleineren Zahl von Dokumenten eine Smartphone-App wie z.B. Adobe Scan oder Microsoft Lens vollkommen aus. Auch ein -vorhandener- Flachbettscanner, wie er in vielen Multifunktionsdrucker zu finden ist, erfüllt durchaus seinen Zweck.

Damit die gescannten Dokumente auch tatsächlich einen Mehrwert bieten und nicht nur ein digitales Abbild des "Papierchaos" darstellen, ist es wichtig einem strukturierten Prozess zu folgen:

• Priorisiere wichtige Dokumente, beginne mit Unterlagen, die häufig benötigt werden oder die wichtig sind.
• Achte auf korrekte Scan-Einstellungen.
• Verwende ein einheitliches Dateiformat und speichere Dokumente vorzugsweise im PDF-Format.
• Verwende aussagekräftige Namen für die gescannten Dokumente, z. B. „20240112_Rechnung_Musterfirma.pdf“.
• Achte auf die Qualität der Scans, überprüfe die Dokumente auf Lesbarkeit, Verzerrungen oder abgeschnittene Ränder.
• Halte Ordnung im digitalen Archiv (dazu mehr im nächsten Absatz)

Organisation – Ordnung im digitalen Archiv

Ein gut organisiertes digitales Archiv sorgt nicht nur für Ordnung, sondern hilft wichtige Dokumente schnell wiederzufinden und langfristig sicher zu speichern. Dabei sollte auf eine einfache aber logische Ordnerstruktur geachtet werden.

Folgende Struktur hat sich für Privatpersonen bewährt:

📂 Finanzen (Kontoauszüge, Rechnungen, Steuerunterlagen)

📂 Versicherungen (Policen, Schadensmeldungen, Korrespondenz)

📂 Wichtige Dokumente (Personalausweis, Geburtsurkunden, Verträge)

📂 Wohnen & Haus (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Handwerkerrechnungen)

📂 Auto & Mobilität (Fahrzeugschein, Kaufvertrag, Versicherungen)

📂 Gesundheit (Arztberichte, Rezepte, Impfpass, Krankenversicherung)

📂 Arbeit & Rente (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Rentenbescheide)

📂 Sonstiges (Reiseunterlagen, Mitgliedschaften, persönliche Notizen)

Organisation II – Ordner oder Datenbank

Für den Anfang oder bei einer kleineren Menge an Dokumenten reicht oft eine gut durchdachte Ordnerstruktur mit drei - maximal vier Ebenen.
Langfristig ist besonders bei umfangreichen Sammlungen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sinnvoll, denn dieses bietet mit automatischer Texterkennung, automatisierter Kategorisierung und Verschlagwortung sowie einer erweiterten Suchfunktion viele Vorteile. Eine Lösung die nicht nur kostenlos ist, sondern sich auch einer großen Beliebtheit bei privaten als auch gewerblichen Nutzern erfreut, ist Paperless-NGX.

Entsorgung – wohin mit dem Altpapier

Was tun mit den Papierunterlagen nachdem alles digitalisiert ist?

Wichtiges wie Urkunden, Verträge, Steuerunterlagen, Versicherungsdokumente und Rechnungen wo noch Garantie bzw Gewährleistung besteht, aber auch Unterlagen die einem persönlich wichtig sind (wie z.B. alte Schulzeugnisse), sollte auch weiterhin im Original aufbewahrt werden. Alles andere wird entsorgt. Aber Achtung: Alte Unterlagen nicht einfach im Hausmüll oder der Altpapiertonne entsorgen. Für eine sichere und datenschutzgerechte Entsorgung von Unterlagen empfiehlt sich ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder höher. Geräte für den SOHO-Bereich gibt es schon für unter €100,00 im Fachhandel.