Egal ob im Job, Studium oder im privaten Bereich – die Digitalisierung hilft Ordnung ins Chaos zu bringen.

Doch wie funktioniert der Umstieg auf ein papierloses Büro, welche Vorteile bringt es mit sich, und wo liegen die Herausforderungen? Diesen Fragen gehe ich in einer Reihe von Blogbeiträgen nach, gebe einen umfassenden Überblick über die Umsetzung, mit dem Fokus auf Privatanwender und Kleingewerbe. Ich werde von meinen Erfahrungen berichten und gebe Tipps und Hinweise.

Warum ein papierloses Büro?

Papier ist in vielen Büros und Haushalten nach wie vor allgegenwärtig – ob in Form von Dokumenten, Rechnungen, Notizen oder Aktenordnern. Laut dem Umweltbundesamt lag im Jahr 2023 der rechnerische Verbrauch pro Kopf (Papier, Pappe und Karton zusammengenommen) bei 175,6 kg, wovon ca 105kg pro Kopf auf private Haushalte fiel.

Eine Umstellung auf ein papierloses Büro würde nicht nur eine deutliche Reduktion des Papierverbrauchs bedeuten, sondern schafft außerdem Platz und spart langfristig Kosten. Zudem leistet man durch den geringeren Papierverbrauch einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz. Doch damit nicht genug, bedeutet die Umstellung auf ein papierloses Büro auch eine Steigerung der Effizienz und der Flexibilität, denn digitale Lösungen machen Dokumente nicht nur schneller auffindbar, sondern erleichtern auch den Zugriff darauf.

Gibt es auch Nachteile und Grenzen?

Ja, die gibt es!

Da wäre zum einen die Abhängigkeit von einer funktionierenden Technik und Infrastruktur zu nennen. Ein Stromausfall oder ein Ausfall der Internetverbindung kann den Zugriff auf Dokumente erheblich erschweren. Die Eintrittswahrscheinlichkeit für ein solches Szenario ist aber eher gering.

Der Schutz vor Datenverlust stellt erhöhte Anforderungen an Datensicherung und Datensicherheit.

Mögliche Investitionen in zusätzliche Hardware und Software.

Gesetzliche Auflagen für Gewerbetreibende (z.B. DSGVO, GoBD)

Einige Dokumente sollten auch weiterhin (zusätzlich) im Original aufbewaht werden (z.B. notariell beglaubigte Verträge oder Urkunden, Schreiben von Gerichten und Behörden, Grundbuchauszüge, Zeugnisse).

Doch wer sich dieser Punkte bewußt ist und die Umstellung zum papierlosen Büro sorgfältig plant, wird langfristig von einer effizienteren und nachhaltigeren Arbeitsweise profitieren.

Doch wie bzw. wo fängt man an?

Den Weg zu einem papierlosen Büro beginnt am besten damit zu vermeiden das Papier überhaubt entsteht.
Und das ist oftmals einfacher als gedacht, denn eine Vielzahl von Dokumenten ist bereits digital verfügbar.

• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen können über das Online-Banking-Portal heruntergeladen werden.
• Dienstleister (z. B. Telekommunikationsanbieter, Energieversorger) bieten Rechnungen per E-Mail oder in Kundenportalen an.
• Onlineshops senden Rechnungen automatisch per E-Mail.
• Versicherungen stellen Policen, Schadensmeldungen und Beitragsabrechnungen in ihren Kundenportalen bereit.
• Steuerunterlagen können über Plattformen wie ELSTER digital verwaltet werden.
• Steuerberater bieten Portale an über die Mandanten Belege digital verwalten und übermitteln können.
• Einzelhändler bieten zunehmend elektronische Quittungen per QR-Code, App oder E-Mail an.
• Schriftverkehr kann zunehmend über sichere Plattformen abgewickelt werden.

Selbst wer nur einen Teil dieser Angebote nutzt, kann damit schon eine Menge Papier einsparen.

Doch wie mit dem ganzen Papier umgehen, das sich über Jahre angesammelt hat und in Aktenordner oder Schubladen dahinschlummert? Dazu mehr im nächsten Beitrag dieser Reihe.